O que é WIP?
WIP é a sigla de work in progress, expressão inglesa traduzida como trabalho em progresso, e designa todo o trabalho que já começou e ainda não terminou. No quadro de um time, o WIP é a soma dos cartões que saíram da fila de espera e não chegaram à coluna de concluído.
O conceito importa por uma consequência direta: quanto mais coisas começadas ao mesmo tempo, mais lento fica o término de cada uma. O trabalho fica parado esperando revisão, aprovação ou atenção de alguém, e o tempo de fila cresce enquanto o esforço permanece o mesmo.
Por isso o WIP quase sempre aparece acompanhado da palavra limite. O limite de WIP é o número máximo de itens que uma coluna ou uma pessoa pode ter em andamento, e a regra é terminar algo antes de começar outra coisa. Essa é a prática central do Kanban.
Como funciona na prática?
A adoção de limites de WIP segue quatro passos:
- Medir o WIP atual. O time conta quantos itens estão realmente em andamento hoje. O número costuma surpreender: times de quatro pessoas com vinte tarefas abertas são comuns.
- Definir o limite inicial. Uma referência de partida usada por muitos times é uma a duas tarefas em andamento por pessoa. O limite pode ser por coluna, por pessoa ou por tipo de trabalho.
- Respeitar o limite. Quando a coluna está cheia, ninguém puxa item novo. Quem ficaria ocioso vai ajudar a destravar o que já está em andamento, e é aí que o limite gera o ganho.
- Ajustar com o tempo. Se as colunas nunca enchem, o limite está frouxo. Se o time trava o dia inteiro esperando aprovação externa, o problema está no fluxo, não no limite.
O efeito é contraintuitivo: começar menos coisas ao mesmo tempo faz o time terminar mais coisas por mês.
Exemplos de uso
- Time de criação (exemplo hipotético): seis designers com 30 peças abertas ao mesmo tempo. Com limite de duas peças em andamento por pessoa, o tempo médio entre pedido e entrega cai, porque cada peça deixa de esperar dias entre uma etapa e outra.
- Agência: o limite de WIP é aplicado à coluna de aprovação. Quando ela enche, o time para de produzir peças novas e passa a cobrar os retornos pendentes, que é onde o fluxo trava de verdade.
Erros comuns
- Usar quadro visual sem limite de WIP, o que mantém o problema de trabalho começado demais.
- Definir limite alto demais só para ninguém precisar mudar de comportamento.
- Furar o limite sempre que chega um pedido urgente, o que anula a regra em duas semanas.
- Aplicar limite apenas nas colunas do time e ignorar as etapas de espera por terceiros.
Perguntas frequentes sobre WIP
O que significa a sigla WIP?
WIP vem do inglês work in progress, traduzido como trabalho em progresso ou trabalho em andamento. A sigla nomeia tudo que já foi iniciado e ainda não foi concluído. Em quadros de gestão visual, WIP é o total de cartões entre a primeira coluna de execução e a coluna de concluído.
Qual deve ser o limite de WIP de um time?
Não existe número universal. Muitos times começam com uma a duas tarefas em andamento por pessoa e ajustam observando o resultado. O sinal de limite bem calibrado: o time termina o que começa com regularidade e as colunas enchem de vez em quando, forçando conversa sobre gargalo.
Por que limitar o WIP acelera a entrega?
Porque tarefa começada e parada continua consumindo atenção, reunião e troca de contexto sem gerar entrega. Com menos itens em andamento, cada um passa menos tempo em fila e chega mais rápido ao fim. O esforço do time é o mesmo; o que muda é o tempo de espera dentro do fluxo.