O que é Workflow e como aplicar na prática

Ter uma rotina mais produtiva e eficiente é algo interessante para todos os profissionais, não é mesmo? Afinal, dessa forma você dedica tempo e esforço para tarefas que realmente fazem sentido e ganha mais tração para melhorar o seu desempenho. E o workflow é um método que desempenha exatamente essa função.

Assim, se você está em busca de melhorar o seu desempenho e o da sua equipe, acompanhe o artigo e implemente essa estratégia no seu dia a dia profissional.

O que é workflow?

Traduzido do inglês, workflow é uma palavra que significa “fluxo de trabalho”. Assim sendo, ele pode ser entendido como a sequência lógica de etapas que precisam ser seguidas e concluídas em uma lista de verificação ou diagrama. 

Quando um trabalho flui de um estágio para outro está acontecendo o workflow. Além disso, o workflow pode ser feito tanto por uma pessoa só quanto por uma equipe por exemplo:

Workflow solo: apenas um profissional que segue as etapas de pesquisar > escrever > revisar>  editar > publicar uma postagem em um blog. 

Workflow em equipe: fazer uma venda complexa para um cliente, afinal, essa é uma ação que costuma envolver diversos profissionais, passando do pré-vendedor para o vendedor e, por vezes, a inserção de gestores e diretores na negociação. 

Por fim, podemos definir workflow como um roteiro que define o que será passado para a próxima etapa de acordo com as regras da empresa. 

Ademais, vale complementar que o workflow diz muito sobre eficiência, produtividade e organização dentro de uma empresa. 

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Qual a diferença entre workflow e processo?

Primeiramente é preciso compreender que toda atividade é feita por meio de um processo. 

Porém, dentro das empresas, é comum que diversos processos sejam conduzidos e orientados apenas de acordo com a intuição e preferência pessoal de cada profissional. Afinal, cada pessoa desenvolve sua própria maneira de trabalhar e entregar suas tarefas. 

O workflow, por outro lado, vem para ajudar a transformar esse processo de fluxo de trabalho em algo mais estratégico e concreto. Ele auxilia a organizar de forma mais meticulosa e eficiente os processos, buscando garantir os melhores resultados para todos os envolvidos. 

Para ficar ainda mais clara a compreensão da diferença entre workflow e processos, lembre-se de que todo workflow é composto por processos, mas nem todo processo está dentro de um workflow.

Quais são as principais vantagens do workflow?

Já citamos acima que o workflow é um processo que pode trazer muitos benefícios no que diz respeito à produtividade e eficiência no dia a dia da sua empresa. Entretanto, existem outras importantes vantagens ao aderir esse fluxo no seu negócio. Dentre elas, destaque para: 

• Maior transparência nos processos e no uso das informações, afinal, todos estarão cientes de todas as etapas dos processos;
• Simplificação da comunicação interna, aumento da colaboração entre os profissionais do seu time e estímulo de um melhor trabalho em equipe, com cada colaborador tendo mais conhecimento sobre a sua função exata nas tarefas;
• Redução de custos e diminuição de desperdícios - tanto de tempo quanto de insumos e energia;
• Eliminação de etapas desnecessárias no processo;
• Aumento na eficiência e eficácia dos processos, agilizando o gerenciamento das tarefas e garantindo maior fluidez;
• Maior facilidade de acompanhar o desenvolvimento das tarefas, sendo mais fácil de identificar se há um problema em alguma das etapas e o que é preciso melhorar;
• Garantir uma melhoria contínua dos processos, tendo a certeza de que o workflow está funcionando de acordo com o planejado.

Como funciona o workflow?

O workflow, claramente, funciona em etapas. E para você aplicá-lo na prática é importante seguir um passo a passo. Listamos ele abaixo para você:

1. Conheça e analise os processos internos do seu negócio

Antes de aplicar o workflow é essencial conhecer muito bem quais são os processos internos da sua empresa para, a partir de então, pensar em formas de otimizá-los.

Por isso, liste como funcionam os processos na sua empresa e faça um diagnóstico completo e minucioso sobre as etapas dos trabalhos. A partir desse conhecimento será possível fazer um diagnóstico e identificar o que está funcionando muito bem, o que precisa ser melhorado, o que precisa ser implementado e, também, o que precisa ser descartado e/ou revisitado de outras formas.

2. Defina quem será o responsável por cada tarefa

É muito comum existirem reuniões que parecem ser extremamente produtivas, porém, ao sair dela, nenhum profissional entende claramente o que deverá fazer para alcançar os objetivos sugeridos. O mesmo acontece com o workflow caso não haja uma definição clara de: quem faz o que. 

Inclusive, existe uma máxima famosa no mundo corporativo que diz que “se todo mundo é responsável por uma tarefa, ninguém é responsável por ela”. 

Por isso, para evitar cair nessa armadilha, deixe muito claro qual é a função de cada profissional em cada etapa do seu fluxo de trabalho. Além disso, não hesite em retomar essas informações de tempos em tempos para garantir que o workflow está, realmente, fluindo como deve. 

3. Liste as tarefas, define datas e prazos para as ações

É preciso “dar o start” no fluxo e colocar em prática as ações que foram combinadas entre o time. Por isso, defina uma data e/ou um projeto que será o responsável por iniciar essa metodologia e, é claro, coloque-a em prática garantindo que todos os envolvidos estejam por dentro do que está acontecendo. 

4. Indique qual é o final do fluxo e acompanhe de perto o andamento das ações

Todos já sabem qual é a sua função no workflow, datas estipuladas e ações a serem feitas, certo? Então, acompanhe de perto se as tarefas estão sendo seguidas conforme o combinado e, também, lembre-se de deixar claro qual é o final desse processo. 

Afinal, todo fluxo de trabalho precisa ter um gatilho inicial e, também, um marcador que indique que ele foi finalizado. Por isso, lá no início, ao planejar o workflow, já deixe claro qual é o resultado final esperado desse fluxo.

Quais são os cuidados necessários?

Por fim, para garantir que o workflow saia conforme o esperado e efetivamente auxilie na eficácia e produtividade da sua empresa, é importante tomar alguns cuidados nesse processo. Dentre eles:

• Atenção na repetição de processos. É comum que, ao montar o seu workflow, você perceba que o número de processos realmente é grande. São muitas informações e etapas e, por isso, é comum que haja a repetição de itens e informações. Para evitar essa questão, analise com cuidado os fluxos e busque deixá-los claros e objetivos para todos, evitando redundância e a comunicação com ruídos. 
• Nada é óbvio. Sim, é importante evitar a repetição de informações, contudo, é necessário que o workflow contenha todas as informações necessárias para que o trabalho a ser desenvolvido seja de qualidade. Por isso, acrescente todos os dados necessários para garantir que o objetivo seja alcançado com sucesso.
• Capacite os colaboradores. Todos devem estar cientes dessa metodologia para que ela funcione como deve. Por isso, ensine ao seu time como o workflow funcione e garanta que todos eles estejam engajados com esse processo.

Pois bem, agora você sabe o que é o workflow e como essa forma de trabalho pode te ajudar a potencializar os resultados do seu negócio. E então, gostou de conhecer mais sobre o assunto? Continue acompanhando o nosso blog para levar sempre bons insights e aprendizados para a sua empresa!

Referências:

https://neilpatel.com/br/blog/workflow-o-que-e/ 

https://rockcontent.com/br/blog/workflow/ 

https://www.venki.com.br/blog/o-que-e-workflow/ 

https://conteudo.movidesk.com/o-que-e-workflow