Como fazer a gestão remota? 3 hacks para ajudar na performance da equipe

A gestão remota é uma necessidade cada vez mais visível no cenário das organizações que adotam o home office.

Mesmo antes do cenário mundial — pandemia, recomendação de isolamento social e naturalização do trabalho remoto — trabalhar em casa ou em qualquer lugar do mundo já fazia parte da realidade de muitas pessoas.

O Brasil, por exemplo, é considerado o 3º país do mundo onde mais cresce essa forma de trabalho, segundo uma pesquisa da Robert Half, uma empresa global de recursos humanos. 

Neste contexto, ter um plano de gestão remota é extremamente importante. Afinal, as empresas precisam ter uma comunicação eficiente com os colaboradores e as equipes continuam  cumprindo metas, prazos e entregas.

Pesquisas indicam que o trabalho remoto aumenta a produtividade, o bem-estar e reduz o estresse dos colaboradores e os custos das empresas. Porém, para que tudo funcione em perfeita harmonia, organização continua sendo a chave para manter as equipes engajadas e otimizar a rotina do negócio.

Sua equipe está de home office neste momento e você precisa de dicas para incrementar a performance do time? Separamos alguns hacks e ferramentas que vão ajudar na rotina de vocês. Confira!

O que é gestão remota?

A gestão remota, como o próprio nome diz é uma função que consiste em gerenciar, neste caso, atividades feitas remotamente. A imagem que muitas pessoas podem ter quando ouvem a palavra home office ou trabalho remoto é de alguém de pijamas que não segue regras, de alguém trabalhando na praia ou de, quem sabe, um nômade digital que vive viajando.

Muitas dessas situações podem sim condizer com a realidade. Mas para manter a produtividade no trabalho remoto, é preciso muita organização. Muitas vezes, até mais do que em uma rotina convencional.

As premissas da gestão remota estão baseadas nos 3 Cs. São eles: 

• Comunicação;
• Colaboração;
• Confiança.

 Para cumprir isso, a cultura organizacional da empresa, dos líderes e dos colaboradores precisa mudar. Porém, existem ferramentas que podem contribuir com este processo. 

Pare e pense: muitas empresas já adotavam o modelo do trabalho a distância. Porém, grande parte dos negócios está tendo que se adaptar à nova demanda. Gestão remota é um processo e com as informações a seguir, esperamos facilitar essa tarefa!

1. Comunicação: um hack para gestão remota

A comunicação é fundamental em qualquer ambiente corporativo. Se tratando de uma situação de home office ou teletrabalho, essa é uma das ferramentas (ou hacks) cruciais para uma gestão remota eficiente.

Como o seu time se comunica? Existe um ambiente virtual centralizado para acesso aos arquivos e distribuição de tarefas? Como os prazos são gerenciados?

Todas essas questões são importantes e existem ferramentas intuitivas que podem auxiliar sua equipe a dar os primeiros passos neste universo. Veja abaixo algumas delas:

Google Drive

Para quem trabalha de qualquer lugar, ter acesso a documentos de forma segura e prática é fundamental, certo? O Google Drive é uma ferramenta do Google que pode ajudar muito na gestão remota das empresas.

Essencialmente, é um espaço de armazenamento na nuvem, disponível 24h, que serve para centralizar planilhas, documentos de texto, lista de contatos e outros arquivos. As pessoas podem colaborar com a criação e edição de arquivos em tempo real. É possível acessar a ferramenta do desktop ou do smartphone.

Zoom, Skype, Google Meet

Todas essas ferramentas possuem uma finalidade em comum: a possibilidade de fazer reuniões por vídeo, compartilhar arquivos e telas. As três ferramentas com certeza vão facilitar muito a gestão remota do seu negócio e aproximar a equipe em momentos mais desafiadores.

O melhor de tudo é que essas ferramentas possuem versões gratuitas. No caso do Google Meet, há recursos premium que são cobrados à parte. Por causa da pandemia, o Google liberou temporariamente alguns benefícios para os usuários do G Suite e G Suite for Education. 

Na versão paga, o Google Meet tem um custo de R$112 mensais por usuário e a assinatura inclui funcionalidades como:

• Reuniões com até 250 pessoas;
• Transmissão ao vivo para até 100 mil pessoas sem a necessidade de trocar o domínio;
• Armazenamento ilimitado na nuvem, entre outras.

 O Zoom, por sua vez, também tem limitações na versão gratuita. O plano pago custa US$14,99 e neste valor, o internauta pode fazer reuniões com tempo ilimitado (o convencional permite que a sala de reunião seja usada por apenas 40 minutos). São recursos que se destacam nesta ferramenta:

• Participação de 100 pessoas na sala de reunião;
• Integração como administrador nas funções do Skype for Business;
• Armazenamento de 1GB  na nuvem. 

2. Organização: hack e a essência da gestão remota

Trabalhar a distância não significa estar em clima de férias. Os clientes esperam entregas, a empresa precisa fluir, os colaboradores contam com o pagamento e para isso, a roda precisa girar.

Nada disso funciona sem organização e existem soluções que são pensadas justamente para que a sua equipe consiga visualizar o fluxo das demandas e ter maior controle do tempo e performance.

O Trello é um sistema virtual feito para gerenciar tarefas por meio de quadros. Na prática, o usuário consegue criar diversos quadros e times, separar as demandas, criar checklists e fazer o controle da entrega por datas.

Essa solução também pode ser configurada para avisar quando um deadline está próximo ou vencido. O Trello é de graça, mas também há uma versão premium que possibilita a integração com o Google Apps.

Dica Nerdweb: coloque essa ferramenta no seu plano de gestão remota já e não perca mais prazos!

3. Hábitos, engajamento do time e gestão de pessoas

Fazer a gestão remota ainda é lidar com pessoas. A tecnologia é uma mão na roda, com inúmeras ferramentas e aplicativos, mas nada existe sem uma equipe composta de pessoas que faz o trabalho acontecer.

Por isso, interaja com o time, organize momentos de escuta, criem uma rotina, mantenham uma comunicação agradável e fortaleçam a conexão entre a  equipe.

Pode não ser possível fazer um happy hour na sexta-feira após o trabalho neste formato,  mas isso não significa que a sua equipe precisa se reunir somente na sala de reunião para discutir as metas da semana. Vocês podem conversar sobre outros assuntos fora do expediente.

Além de ferramentas e técnicas, fazer uma boa gestão remota é entender o perfil das pessoas que compõem sua equipe e propor soluções que vão ajudá-las a criar hábitos, entender quais são os pontos fortes e as dificuldades na hora de gerenciar projetos e fazer entregas.

Ao se sensibilizar com isso, você estará extraindo o melhor dos talentos do seu time.

Gestão remota de sucesso: todos ganham

Colaboradores menos estressado, maior equilíbrio entre a rotina de trabalho e família quando há organização, redução das taxas de turnover e custos para empresa e melhora do clima organizacional.

Essas e outras vantagens ficam perceptíveis quando uma empresa consegue fazer uma gestão remota eficiente e com transparência.

Como pontuamos no início deste artigo, gerenciar a rotina e analisar a performance do time, contribuindo com o que for necessário para que todos consigam ter um melhor rendimento é importante para que os momentos de comemoração, vitória e descontração sejam mais frequentes.

Fortaleça isso no seu time e compartilhe essas ideias. Todos podem evoluir juntos!

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