Negócios

Como fazer a gestão remota? 3 hacks para ajudar na performance da equipe

A gestão remota é uma necessidade cada vez mais visível no cenário das organizações que adotam o home office. Mesmo antes do cenário mundia...

Por Francis Trauer - Dia 11 de May de 2020 às 00:05

A gestão remota é uma necessidade cada vez mais visível no cenário das organizações que adotam o home office.

Mesmo antes do cenário mundial — pandemia, recomendação de isolamento social e naturalização do trabalho remoto — trabalhar em casa ou em qualquer lugar do mundo já fazia parte da realidade de muitas pessoas.

O Brasil, por exemplo, é considerado o 3º país do mundo onde mais cresce essa forma de trabalho, segundo uma pesquisa da Robert Half, uma empresa global de recursos humanos. 

Neste contexto, ter um plano de gestão remota é extremamente importante. Afinal, as empresas precisam ter uma comunicação eficiente com os colaboradores e as equipes continuam  cumprindo metas, prazos e entregas.

Pesquisas indicam que o trabalho remoto aumenta a produtividade, o bem-estar e reduz o estresse dos colaboradores e os custos das empresas. Porém, para que tudo funcione em perfeita harmonia, organização continua sendo a chave para manter as equipes engajadas e otimizar a rotina do negócio.

Sua equipe está de home office neste momento e você precisa de dicas para incrementar a performance do time? Separamos alguns hacks e ferramentas que vão ajudar na rotina de vocês. Confira!

O que é gestão remota?

A gestão remota, como o próprio nome diz é uma função que consiste em gerenciar, neste caso, atividades feitas remotamente. A imagem que muitas pessoas podem ter quando ouvem a palavra home office ou trabalho remoto é de alguém de pijamas que não segue regras, de alguém trabalhando na praia ou de, quem sabe, um nômade digital que vive viajando.Celular sobre uma agenda cheia de compromissos ao lado de um notebook.

Muitas dessas situações podem sim condizer com a realidade. Mas para manter a produtividade no trabalho remoto, é preciso muita organização. Muitas vezes, até mais do que em uma rotina convencional.

As premissas da gestão remota estão baseadas nos 3 Cs. São eles: 

  • Comunicação;
  • Colaboração;
  • Confiança.

 Para cumprir isso, a cultura organizacional da empresa, dos líderes e dos colaboradores precisa mudar. Porém, existem ferramentas que podem contribuir com este processo. 

Pare e pense: muitas empresas já adotavam o modelo do trabalho a distância. Porém, grande parte dos negócios está tendo que se adaptar à nova demanda. Gestão remota é um processo e com as informações a seguir, esperamos facilitar essa tarefa!

1. Comunicação: um hack para gestão remota

A comunicação é fundamental em qualquer ambiente corporativo. Se tratando de uma situação de home office ou teletrabalho, essa é uma das ferramentas (ou hacks) cruciais para uma gestão remota eficiente.

Como o seu time se comunica? Existe um ambiente virtual centralizado para acesso aos arquivos e distribuição de tarefas? Como os prazos são gerenciados?

Todas essas questões são importantes e existem ferramentas intuitivas que podem auxiliar sua equipe a dar os primeiros passos neste universo. Veja abaixo algumas delas:

Google Drive

Para quem trabalha de qualquer lugar, ter acesso a documentos de forma segura e prática é fundamental, certo? O Google Drive é uma ferramenta do Google que pode ajudar muito na gestão remota das empresas.

Essencialmente, é um espaço de armazenamento na nuvem, disponível 24h, que serve para centralizar planilhas, documentos de texto, lista de contatos e outros arquivos. As pessoas podem colaborar com a criação e edição de arquivos em tempo real. É possível acessar a ferramenta do desktop ou do smartphone.

Zoom, Skype, Google Meet

Todas essas ferramentas possuem uma finalidade em comum: a possibilidade de fazer reuniões por vídeo, compartilhar arquivos e telas. As três ferramentas com certeza vão facilitar muito a gestão remota do seu negócio e aproximar a equipe em momentos mais desafiadores.

O melhor de tudo é que essas ferramentas possuem versões gratuitas. No caso do Google Meet, há recursos premium que são cobrados à parte. Por causa da pandemia, o Google liberou temporariamente alguns benefícios para os usuários do G Suite e G Suite for Education. 

Na versão paga, o Google Meet tem um custo de R$112 mensais por usuário e a assinatura inclui funcionalidades como:

  • Reuniões com até 250 pessoas;
  • Transmissão ao vivo para até 100 mil pessoas sem a necessidade de trocar o domínio;
  • Armazenamento ilimitado na nuvem, entre outras.

 O Zoom, por sua vez, também tem limitações na versão gratuita. O plano pago custa US$14,99 e neste valor, o internauta pode fazer reuniões com tempo ilimitado (o convencional permite que a sala de reunião seja usada por apenas 40 minutos). São recursos que se destacam nesta ferramenta:

  • Participação de 100 pessoas na sala de reunião;
  • Integração como administrador nas funções do Skype for Business;
  • Armazenamento de 1GB  na nuvem. 

2. Organização: hack e a essência da gestão remota

Trabalhar a distância não significa estar em clima de férias. Os clientes esperam entregas, a empresa precisa fluir, os colaboradores contam com o pagamento e para isso, a roda precisa girar.

Nada disso funciona sem organização e existem soluções que são pensadas justamente para que a sua equipe consiga visualizar o fluxo das demandas e ter maior controle do tempo e performance.

O Trello é um sistema virtual feito para gerenciar tarefas por meio de quadros. Na prática, o usuário consegue criar diversos quadros e times, separar as demandas, criar checklists e fazer o controle da entrega por datas.

Essa solução também pode ser configurada para avisar quando um deadline está próximo ou vencido. O Trello é de graça, mas também há uma versão premium que possibilita a integração com o Google Apps.

Dica Nerdweb: coloque essa ferramenta no seu plano de gestão remota já e não perca mais prazos!

3. Hábitos, engajamento do time e gestão de pessoas

Fazer a gestão remota ainda é lidar com pessoas. A tecnologia é uma mão na roda, com inúmeras ferramentas e aplicativos, mas nada existe sem uma equipe composta de pessoas que faz o trabalho acontecer.

Por isso, interaja com o time, organize momentos de escuta, criem uma rotina, mantenham uma comunicação agradável e fortaleçam a conexão entre a  equipe.

Pode não ser possível fazer um happy hour na sexta-feira após o trabalho neste formato,  mas isso não significa que a sua equipe precisa se reunir somente na sala de reunião para discutir as metas da semana. Vocês podem conversar sobre outros assuntos fora do expediente.

Além de ferramentas e técnicas, fazer uma boa gestão remota é entender o perfil das pessoas que compõem sua equipe e propor soluções que vão ajudá-las a criar hábitos, entender quais são os pontos fortes e as dificuldades na hora de gerenciar projetos e fazer entregas.

Ao se sensibilizar com isso, você estará extraindo o melhor dos talentos do seu time.

Gestão remota de sucesso: todos ganham

Colaboradores menos estressado, maior equilíbrio entre a rotina de trabalho e família quando há organização, redução das taxas de turnover e custos para empresa e melhora do clima organizacional.

Essas e outras vantagens ficam perceptíveis quando uma empresa consegue fazer uma gestão remota eficiente e com transparência.

Como pontuamos no início deste artigo, gerenciar a rotina e analisar a performance do time, contribuindo com o que for necessário para que todos consigam ter um melhor rendimento é importante para que os momentos de comemoração, vitória e descontração sejam mais frequentes.

Fortaleça isso no seu time e compartilhe essas ideias. Todos podem evoluir juntos!

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